Taşeron ve Personel Firmasından Her Ay İstenecek Belgeler: Ödeme Öncesi Kontrol Listesi

Neden her ay? Yasal dayanak

Aylık kontrol bir titizlik tercihi değildir: ücret kontrolü doğrudan kanundan doğan bir yükümlülüktür; SGK belge kontrolü ise birlikte sorumluluğun pratik sonucudur. Üç hüküm doğrudan ilgilidir.

Birincisi, 4857 sayılı İş Kanunu'nun 36. maddesi: işverenler, alt işverene iş vermeleri hâlinde bunların işçilerinin ücretlerinin ödenip ödenmediğini işçinin başvurusu üzerine veya aylık olarak resen kontrol etmekle ve varsa ödenmeyen ücretleri hakedişlerinden keserek işçilerin banka hesabına yatırmakla yükümlüdür.

İkincisi, 5510 sayılı Kanun'un 12. maddesi: asıl işveren alt işverenle birlikte, geçici iş ilişkisi kurulan işveren de işverenle birlikte Kanun'daki yükümlülüklerden sorumludur.

Üçüncüsü, 4857 sayılı Kanun'un 7. maddesi: öngörülemeyen kapasite artışı nedeniyle kurulan geçici iş ilişkisinde, işyerinde bir ayın üzerinde çalışan geçici işçilerin ücretlerinin ödenip ödenmediğini çalıştıran işveren her ay kontrol eder; özel istihdam bürosu da ücretin ödendiğini gösteren belgeleri aylık olarak ibraz eder.

Aylık belge listesi

Aşağıdaki tablo finans, İK ve operasyon birimlerinin birlikte kullanabileceği asgari seti gösterir. Belgelerin adları kullanılan sisteme göre değişebilir; mali müşavirinizle kendi listenizi kesinleştirin.

Kontrol nasıl yapılır? Altı adım

Belgeyi almak yetmez; karşılaştırma yapılmayan belge dosyada durur ama korumaz. Aşağıdaki sıra bir ayın kapanışında uygulanabilir.

• Adım 1: Operasyon, ayın puantajını isim ve gün bazında onaylar.
• Adım 2: İK, hizmet listesindeki isimleri puantajla eşleştirir; listede olmayan ya da eksik gün bildirilen kişileri işaretler.
• Adım 3: Finans, bordro ve banka dökümünden ücretlerin ödendiğini kontrol eder.
• Adım 4: Fark varsa firmaya yazılı bildirilir ve açıklama istenir.
• Adım 5: Fatura, farklar kapandıktan ya da sözleşmedeki yönteme göre ayrıştırıldıktan sonra onaylanır.
• Adım 6: Belgeler ay bazında arşivlenir; kontrolü yapan kişi ve tarih not edilir.

Sık görülen uyumsuzluklar

Aşağıdaki durumlardan biri görüldüğünde konuyu ertelemeyin; küçük farklar genellikle daha büyük bir sorunun ilk işaretidir.

• Sahada çalışan kişi hizmet listesinde yok.
• Kişi ay boyunca çalışmış, bildirilen gün sayısı daha az.
• Tahakkuk var, ödeme dekontu yok.
• Ücret elden ödenmiş; banka kaydı sunulamıyor.
• İşe giriş bildirgesinin tarihi ilk çalışma gününden sonra.
• Puantajdaki kişi sayısı faturadaki kişi sayısından az.

Sözleşmeye bağlayın

Belge talebi firmanın iyi niyetine bırakılmamalıdır. Sözleşmede şu hükümlerin bulunması kontrolü olağan hale getirir: belgelerin hangi tarihe kadar sunulacağı, eksik belge hâlinde ödemenin nasıl etkileneceği, ödenmeyen ücretler için hakedişten kesinti yöntemi ve kişisel verilerin hangi kapsamda paylaşılacağı. Bordro ve sağlık bilgisi gibi belgeler kişisel veri içerir; paylaşımın kapsamını veri koruma danışmanınızla belirleyin.

Class Staff ile çalışan işletmelerde kayıt

Class İnsan Kaynakları, İŞKUR'un 1489 numaralı izin belgesine sahip özel istihdam bürosudur. Aylık kontrolün en zahmetli kısmı olan sahada kim vardı sorusunu kayıtla cevaplarız: personelin çalışma alanına giriş ve çıkışı uygun vardiyalarda GPS ile kaydedilir; işletme, alanda kalınan süreyi ve vardiya bazında kaç kişi istendiğini, kaç kişinin geldiğini panelden görür.

Girişsiz çalışma ihtimali baştan kapatılır: SGK girişi yapılmamış personel vardiyaya giremez; kimlik, adli sicil, ikametgâh, SGK giriş, iş sözleşmesi ve İSG evrakı tamamlanmadan işe başlanmaz. Böylece ay sonunda puantaj ile bildirim arasındaki eşleştirme, elle tutulan listelere değil aynı kayda dayanır. İstanbul, Kocaeli, Ankara ve Sakarya'daki ihtiyacınız için teklif formundan talebinizi iletebilir, aylık belge beklentinizi görüşmede belirtebilirsiniz.